Aus Alumni at school
Alumniportal einrichten
Nach Freischaltung durch Alumni at School e.V. kann mit der Einrichtung des Alumni-Portals begonnen werden. Dabei sind zunächst die unten aufgeführten Schritte abzuarbeiten, bevor erste Alumni zur Registrierung im Portal eingeladen werden. Änderungen lassen sich natürlich auch im Nachhinein jederzeit vornehmen. Eine Kurzzusammenfassung der folgenden Abschnitte findest Du auch hier.
1. Einloggen und eigene Daten anpassen
In der Benachrichtigungsmail an den Antragsteller werden Administrator-Zugangsdaten für das Portal zugesandt. Nach dem Login stehen eine Reihe von Verwaltungsfunktionen (rechts oben) und darunter das eigene Mitgliedermenü zur Verfügung. Normale Mitglieder haben auf diese Funktionen keinen Zugriff.
Unter „Mitglieder“ im Verwaltungsmenü befindet sich die Mitgliederverwaltung. Zu Beginn ist dort nur der Antragsteller bzw. Portaladmin in der Liste aufgeführt. Zunächst sollte man die Angabe zum Abschlussjahrgang anpassen (Portaladmins werden standardmäßig mit Jahrgang 2000 angelegt).
Unter „Meine Einstellungen“ im Mitgliedermenü kann der eigene Login-Name geändert werden. Der Standard „startXY“ ist nur für den Einstieg gedacht. Wir empfehlen die eigene E-Mail-Adresse als Login-Name. Auch das Passwort kann hier geändert werden. Unter „Mein Profil“ im Mitgliedermenü lässt sich das eigene Profil mit Bild und persönlichen Angaben füttern. Der Portaladmin sollte am besten das erste Vorbild für ein gut gefülltes Mitglieder-Profil sein.
Kurzanleitung: Anmeldung beim Alumni-Portal
Um Mitglied zu werden, müsst Ihr zunächst auf der Startseite Eures Alumni-Portals den Link "Noch nicht Mitglied?" anwählen.
Schritt 0: Du möchtest Mitglied werden? Pflichtfelder: keine; Lektüre der Zugangs- und Sicherheitsbestimmungen.
Schritt 1/8: Obligatorische Daten Pflichtfelder: Vorname, Nachname, E-Mail, Login, Passwort. Das Alumniportal-Team kann Deine Anmeldung jedoch nur bestätigen, wenn Du auch noch Dein Geburtsdatum und Deinen Abschlussjahrgang angibst. Achtung: Eine nachträgliche Angabe bzw. Änderung des Geburtsdatums ist nicht möglich.
Schritt 2/8: Bestätigung Deiner E-Mail-Adresse Pflichtfelder: keine.
Schritt 3/8: Deine Kontaktdaten Pflichtfelder: Adresse bzw. Studienadresse, E-Mail. Bitte berücksichtigen: Die weiteren Daten, z.B. sämtliche Telefonnummernfelder, können von allen registrierten Mitgliedern eingesehen werden.
Schritt 4/8: Nach dem Abschluss Pflichtfelder: Status bzw. Was bist du im Augenblick ...
Schritt 5/8: Studium, Ausbildung, Beruf Pflichtfelder: keine. Diese Angaben sind im Interesse der Berufs- und Studienberatung jedoch besonders wichtig.
Schritt 6/8: Weiteres zum Lebenslauf Pflichtfelder: keine; siehe oben.
Schritt 7/8: Lebensweisheiten Pflichtfelder: keine.
Schritt 8/8: Registrierung erfolgreich Pflichtfelder: keine. Nach Schritt 8 heißt es warten, denn die Anmeldung muss vom Alumniportal-Team bestätigt, also authentifiziert werden.
2. Einstellungen und Design anpassen
Möchtet Ihr die Position und Seite der Boxen links und rechts auf dem Portal verändern, benutzt die Funktion „Boxen“. Über den grünen Pfeil lassen sich Boxen ausblenden, über das Symbol mit dem roten Kreuz komplett löschen. Unterhalb gibt es die Möglichkeit, eine neue Box anzulegen, z.B. für Veranstaltungshinweise, die ständig sichtbar sein sollen. Durch das Anklicken der einzelnen Einträge für die Boxen können die Inhalte modifiziert werden. Wer HTML beherrscht, kann entsprechende Befehle verwenden, es sind jedoch nicht alle Tags zugelassen. Einige Boxen lassen sich nicht ausblenden, da sie für den Betrieb des Portals notwendig sind. Eine der wichtigsten davon ist das Hauptmenü. Dort können außer den standardmäßig verlinkten Grundfunktionen auch selbst erstellte Texte (sog. Artikel, siehe unten) verlinkt werden. Wie das aussehen kann, sieht man vielleicht am besten auf einem der schon laufenden Portale. Zum Beispiel: Regynet.de
Grundlegende Parameter des Portals, die Farben und die Titelgrafik lassen sich über die Funktionen „Grundeinstellungen“ und „Portalgestaltung“ verändern. In einem ersten Schritt sollten unter dem Menüpunkt „Grundeinstellungen“ der Titel der Homepage (z.B. „Regynet – Das Ehemaligen-Netzwerk des Rechberg Gymnasiums Donzdorf“) und die E-Mail-Adresse des Portalverwalters eingetragen werden. Dies geschieht automatisch mit der Anmeldung, die Angaben sollten aber in jedem Fall nochmals kontrolliert und evtl. angepasst werden. Über „Mail an den Jahrgang, wenn neues Mitglied freigeschaltet ist“ lässt sich durch die Wahl der „1“ eine automatische E-Mail aktivieren, die alle Mitglieder eines Jahrgangs über den Neueintrag bzw. die Freischaltung eines ihrer Jahrgangskollegen informiert. Über den Punkt „Angezeigte Newsmeldungen“ lässt sich die Anzahl der Meldungen auf der Willkommensseite steuern. Wir empfehlen hier eine Größenordnung zwischen vier und fünf.
Eine sehr wichtige Grundvariable sei gesondert erwähnt: Mit „Fußzeile des Portals“ lässt sich die Fußzeile anpassen. Dort sollte unbedingt das korrekte Copyright für die Inhalte des Portals angegeben werden, z.B. „© 2005 ABC-Alumni“.
Jedes Netzwerk hat Präferenzen für die farbliche Ausgestaltung seines Portals, etwa um das Erscheinungsbild auf die Schulhomepage abzustimmen. Der Menüpunkt „Portalgestaltung“ bietet daher diverse Möglichkeiten, die Farben des Portals individuell anzupassen. Unter dem Auswahlpunkt „Stylesheet für den öffentlichen Bereich“ kann die Gestaltung der Seiten verändert werden, die für die Mitglieder zugänglich sind. Der Auswahlpunkt „Stylesheet für den Verwaltungsbereich“ erlaubt die Ausgestaltung des Administratorbereichs. Die Farben können entweder in der Normalansicht aus einer Farbpalette ausgewählt oder für Experten direkt in einer so genannten CSS-Datei bearbeitet werden. Über den Auswahlpunkt „Graphiken und Icons“ lässt sich der grafische Kopf des Portals durch ein eigenes Logo, ein Photo oder einen Schriftzug im Graphikformat ausgestalten.
Unter „Fragen im Profil“ kann der Wortlaut einzelner Fragen im Bereich „Lebensweisheiten“ im persönlichen Profil verändert oder eine neue Frage hinzufügt werden. Die Fragenzusammenstellung bei einem neu eingerichteten Portal ist lediglich als Beispiel gedacht.
Die Texte der diversen vom Portal verschickten E-Mails lassen sich unter „Benachrichtigungen“ anpassen. Die Angaben in [eckigen Klammern] sind Platzhalter, die beim Versand automatisch durch die entsprechenden Angaben ersetzt werden. Konkret werden vom Portal folgende E-Mails verschickt: Wenn sich ein neues Mitglied einträgt, erhält es nach Angabe der E-Mail-Adresse eine kurze Informations-E-Mail, in der durch Klick auf einen Link der Anmeldeprozess fortgesetzt werden kann („Bestätigung der E-Mail-Adresse während der Registrierung“). Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitglieder eine korrekte und funktionierende E-Mail-Adresse angegeben haben. Nach Freischaltung des Mitglieds durch den Administrator wird eine Willkommens-E-Mail mit der Login-Information verschickt („Willkommen in der Alumni-Datenbank“). Optional können alle Mitglieder des Jahrgangs bei Freischaltung eines neuen Mitglieds benachrichtigt und somit aufgefordert werden, mal wieder einen Blick auf die Website zu werfen („Mitglied im eigenen Jahrgang wurde freigeschaltet“). Bei Zweifeln an der Authentizität des anfragenden Alumnus kann der Administrator statt einer Freischaltung auch erst eine Abfrage an den Jahrgang versenden („Ein bekanntes Gesicht?“). Ebenfalls automatisiert läuft der Versand von Passwörtern: Sollten Mitglieder ihr Passwort vergessen, können sie sich an ihre im System hinterlegten E-Mail-Adressen ein neues Passwort übermitteln lassen („Passwort verloren“).
Unter „Artikel“ (siehe auch unten) existieren bereits einige Standardtexte des Portals. Hinter „register_intro“ verbergen sich die Bedingungen, mit denen sich neue Portalmitglieder einverstanden erklären müssen. Der Text ist bereits vorformuliert, aber Ihr habt vielleicht noch Ergänzungen. Am besten geht ihr ihn durch, bevor ihr weitere Mitglieder zur Anmeldung zulässt.
3. Teammitglieder an Bord holen
Ihr seid kein Ein-Mann-Team und das ist gut so. Damit Deine Mitstreiter Dich auf dem Portal unterstützen können, müssen sie Zugang zum Verwaltungsmenü bekommen. Ein guter Start wäre eine E-Mail an die anderen im Alumni-Team. Dafür kann auch die „Weiterempfehlen“-Funktion im Mitgliedermenü verwenden werden. Weise die übrigen Teammitglieder möglichst direkt auf das Formular zur Mitgliederregistrierung hin.
Ein Teammitglied muss sich zunächst ganz regulär auf der Homepage mit seinen Daten registrieren. Danach kann der Administrator in der Mitgliederverwaltung mit einem Klick auf den Namen die Profildaten einsehen und durch Aktivierung der leeren Checkbox das Mitglied freischalten. Über diesen Mechanismus werden später alle neuen Mitglieder freigeschaltet.
Danach kann das Mitglied im Menü „Mitglieder“ über einen einfachen Mausklick auf das Personensymbol unter „Aktionen“ ins Team aufgenommen werden. Das neue Mitglied taucht nunmehr auch auf der Seite mit Bild auf. Ab dem nächsten Login sieht das Teammitglied automatisch das Verwaltungsmenü.
Der Team-Eintrag im Alumni-Portal sollte all jene Personen umfassen, die auf das Verwaltungsmenü zugreifen können und damit das Recht haben, andere Mitglieder zu löschen, E-Mails an alle Mitglieder zu versenden und Mitteilungen auf der Homepage einzustellen. Insgesamt empfiehlt sich ein äußerst zurückhaltender Umgang mit der Rechtevergabe, um möglichem Missbrauch vorzubeugen. In der Regel genügen maximal drei bis vier Personen, die Administrationsrechte erhalten.
Das gesamte Team kann man sich unter dem Punkt „Team“ im Verwaltungsmenü anzeigen lassen. Dort kann man auch die jeweiligen Tätigkeitsgebiete der Teammitglieder angeben und festlegen, wer Mitgliederadmin ist, also bei Neuanmeldungen von Mitgliedern eine E-Mail-Benachrichtigung bekommen soll.
Rollen im Alumni-Portal
Teamleiter/Mitgliederverwalter (pink): Als Teamleiter können mehrere Personen registriert sein. Sie sind die User mit der größten Macht im Portal und haben Zugriff auf alle Verwaltungsfunktionen. Es empfiehlt sich, die Gruppe der Teamleiter möglichst klein und überschaubar zu halten. Leicht kann es sonst zu Missverständnissen oder unnötiger Mehrarbeit kommen. Teamleiter sollten einen guten technischen Background haben, also z.B. über Grundkenntnisse in HTML verfügen, um die Boxen und Artikel des Portals verwalten und formatieren zu können.
Teammitglied (pink): Formal wie technisch besteht kein Unterschied zwischen dem Status Teamleiter und Teammitglied.
Mitglied (grau): Mitglieder können entweder aktiver Alumnus/Schüler (grün), Lehrer (gelb) oder Kontaktperson/Extern (blau) sein. Sie sind die eigentlichen Nutzer/innen des Portals und haben keinerlei Möglichkeiten, Artikel anzulegen, Mitglieder zu verwalten oder in die Portalgestaltung einzugreifen. Mitglieder dürfen jedoch u.a. Rundmails an ihren Jahrgang versenden und können aufgefordert werden, neue Mitglieder ihres Jahrgangs zu bestätigen.
Kontaktpersonen/Externe gehören zwar formal mit zum Team, haben jedoch nicht mehr Rechte als gewöhnliche Mitglieder.
4. Inhalte einfüttern
Unter „Artikel“ kannst Du Inhalte in Textform einfüttern. HTML ist erlaubt. Jeder Artikel muss einen Namen haben. Auf die Artikel kann dann verlinkt werden. Um Bilder oder andere Dokumente einzubinden, müssen sie vorher über die Funktion „Dateien“ hochgeladen werden. Ein sehr wichtiger Artikel, der sofort angelegt und vom Hauptmenü aus verlinkt werden sollte, ist das Impressum. Ein Impressum im Internet muss eine Reihe von bestimmten Angaben enthalten. Im Internet gibt es dazu eine Reihe von nützlichen Informationsquellen. Anhaltspunkt kann dabei das / Impressum der Alumni-at-School-Website sein.
Analog zur Funktion „Artikel“ funktioniert der Punkt „News“. News erscheinen auf der Startseite. O-Töne sind Erfahrungsberichte und Interviews von und mit Alumni. Sie sind einem Datenbankmitglied zugeordnet und erweitern sozusagen das persönliche Profil. Die Mitglieder können O-Töne nicht selbst veröffentlichen, dies bleibt den Teammitgliedern über die Funktion „O-Töne“ vorbehalten.
Unter „Jahrgänge“ lassen sich die Abschlussjahrgänge der Schule bearbeiten. Insbesondere lässt sich dort zu jedem Jahrgang die tatsächliche Zahl der Mitglieder eintragen. Diese Angabe kann normalerweise unkompliziert von der Schulleitung erfragt werden. Die Zahlen sind hilfreich, wenn man eine saubere Mitgliederstatistik führen und nachvollziehen möchte, wie viele Mitglieder, und damit welcher Anteil eines Jahrgangs, sich bereits eingetragen haben. Die Funktion „Newsletter“ ist eine der wichtigsten. Mit ihr lassen sich Newsletter an alle Datenbankmitglieder und einzelne Jahrgänge verschicken.
Verfassen von Artikeln
Artikel sind das Herzstück eines jeden Portals, denn nahezu alle Textkörper werden als Artikel abgelegt. Jeder Artikel zeichnet sich aus durch: einen individuellen Namen, einen Fenster-Titel, einen Titel und einen Text. Artikel können wahlweise nur für eingeloggte User (intern) oder für die Allgemeinheit (extern) zugänglich gemacht werden.
Name: Der Name ist die entscheidende Referenz auf den entsprechenden Artikel. Achtet bei der Namensgebung bitte genau auf die Groß- und Kleinschreibung und verzichtet auf Sonderzeichen. Verwendet am besten nur ein einziges Wort, evtl. kombiniert mit einer vorangestellten Zahl. Leerzeichen sollten durch ein Minus (-) oder einen Unterstrich (_) ersetzt werden.
Fenster-Titel: Der Fenster-Titel ist in der Titelleiste des Browsers zu sehen, z.B. „Open Alumni Club Hemmingen – Das Ehemaligenportal der Carl-Friedrich-Gauß-Schule Hemmingen – OACH für Ehemalige“.
Titel: Beim Titel handelt es sich um die Überschrift bzw. die Schlagzeile des Artikels. Beispiel: „Der Open Alumni Club Hemmingen – für Ehemalige.“
Text: Der Text eines Artikels kann beliebig lang sein. Formatierungseinstellungen, wie Schriftart und Schriftgröße, oder das Einfügen von Bildern sind nicht ohne Weiteres möglich. Per HTML-Tags lässt sich diese Einschränkung jedoch umgehen.
5. Mitgliederfunktionen ausprobieren
Eine der zentralen Funktionen für Mitglieder ist natürlich die Suche in der Alumni-Datenbank nach verschiedensten Kriterien. Die Bedienung ist dabei hoffentlich selbsterklärend. Unter „Forum“ können Mitglieder des Alumni-Portals miteinander diskutieren. Über die Rundmail-Funktion können Mitglieder bequem Rundschreiben an den eigenen Jahrgang verfassen und verschicken.
Praxistipps 6: Einrichtung des Alumni-Portals
1. Einloggen und eigene Daten einpflegen
2. Einstellungen und Design anpassen
3. Teammitglieder an Bord holen
4. Inhalte einfüttern
5. Mitgliederfunktionen ausprobieren
Fragen und Antworten
"Muss man die Alumni-Portalsoftware herunterladen und installieren?"
Nein! Ein Alumni-Portal lässt sich komplett über den Internet-Browser (z.B. Internet Explorer, Firefox, Opera) beantragen, einrichten, konfigurieren und betreiben. Das Programm muss nicht heruntergeladen und nicht installiert werden.
"Welche Kosten kommen auf uns zu und was wird durch den Alumni-Portalservice gedeckt?"
Alumni at School e.V. bietet jeder Schule, die die Kriterien erfüllt, kostenlos die Einrichtung eines Portals an. Eine Mitgliedschaft im Verein Alumni at School e.V. ist dafür nicht erforderlich. In diesem kostenlosen Angebot ist kein eigener Domainname (z.B. „www.regynet.de“) und auch keine Unterstützung z.B. bei der Konvertierung von Daten aus anderen Quellen inbegriffen. Beides liegt in der Verantwortung der jeweiligen Netzwerke. Das Unternehmen Iquer.net unterstützt Alumni at School durch ein kostenloses Webhosting. Iquer.net kann auf Wunsch und gegen Gebühren auch noch zusätzliche Services anbieten, z.B. eigene Domainnamen und E-Mail-Adressen.
"Kann ich auch eine andere Software benutzen?"
Selbstverständlich gibt es auch andere Lösungen, die für Alumni-Arbeit genutzt werden können. Ein häufiger Fall ist eine bereits existierende Eigenentwicklung. Wenn eine solche besteht, sollte man die Funktionen der bestehenden Plattform mit der Lösung von Alumni at School e.V. vergleichen und sich für das bessere Konzept entscheiden. Kommerzielle Angebote, die sich auf Schulen spezialisieren, sind uns derzeit nicht bekannt. Im Hochschulbereich kursieren einige Standard-Lösungen. Allerdings können wir momentan aufgrund der hohen Kosten keine davon empfehlen. Wir legen die Nutzung des Portalservice von Alumni at School e.V. nahe, da diese Software seit mehreren Jahren bei einigen Netzwerken erfolgreich im Einsatz ist. Zudem profitiert jedes Netzwerk, das auf der Alumni-at-School-Plattform basiert, auch gleichzeitig kostenlos von Weiterentwicklungen der Software.
"Können auch Lehrer in die Datenbank mit aufgenommen werden?"
Einige Schulen möchten neben Schülern und Alumni auch weitere Personengruppen, wie z.B. Lehrer oder Mitglieder des Fördervereins, in die Datenbank integrieren. Das ist relativ einfach möglich: Entsprechende Mitglieder sollten bei der Anmeldung als Abschlussjahrgang zunächst „- - - -“ angeben. Vom Portaladmin können sie dann in der Mitgliederverwaltung den Status eines Lehrers oder einer Kontaktperson zugewiesen bekommen (unter „Verwaltung“ / "Mitglieder" findet sich eine Figur links neben dem Namen, über die sich der Status von „Ehemaliger/Schüler“ auf „Lehrer“ bzw. „Kontaktperson/Extern“ ändern lässt). Mit Hilfe der Suchfunktion ist nach erfolgreicher Zuordnung des Mitgliederstatus’ nun auch die gezielte Recherche nach Lehrern bzw. externen Personen möglich.
"Wie kann ich zusätzliche Administratoren einrichten?"
Das genaue Vorgehen ist unter „Teammitglieder an Bord holen“ beschrieben. Zusätzliche Administratoren müssen als Mitglieder eingetragen und freigeschaltet werden. Sie können dann im Menü „Mitglieder“ durch Drücken des „Team“-Icons ins Team aufgenommen und damit zu Administratoren ernannt werden. Wir empfehlen dringend, die Anzahl der Administratoren in einem überschaubaren Rahmen zu halten.