Aus Alumni at school
Datenbestand aufbauen
Der Wert eines Netzwerks liegt in der Anzahl seiner Mitglieder und der Qualität der Informationen. Deshalb ist der Aufbau des Datenbestands gerade in der Anfangsphase der wichtigste Baustein, mit dem man nach dem Einrichten des Portals beginnen sollte. Je mehr Mitglieder in der Datenbank registriert sind, desto mehr können zu Schulveranstaltungen über Rundmails eingeladen werden und stehen Schülern als mögliche Ansprechpartner für Studium und Beruf zur Verfügung. Auch für die Alumni selbst wird das Netzwerk natürlich mit mehr Mitgliedern interessanter.
Der stärkste Kanal zur Ansprache neuer Mitglieder ist die Mund-Propaganda in Freundeskreisen, unter Jahrgangskollegen und durch direkte Ansprache. Doch darauf allein sollte man nicht setzen. Die Aufgabe ist nicht einfach: Viele verlassen nach dem Abschluss ihre Heimatstadt, häufig gibt es an Schulen keine systematischen Listen der Abschlussjahrgänge. Kein Netzwerk hat es bisher geschafft, alle seine Alumni für das Netzwerk zu mobilisieren. Alle Netzwerke haben es jedoch geschafft, die Anzahl ihrer Mitglieder sehr schnell und ohne hohen Aufwand auf mehrere hundert zu steigern. Mit den folgenden sechs Vorschlägen möchten wir aufzeigen, wie das erreicht werden kann.
1. Das Rad nicht neu erfinden, sondern bestehende Informationen nutzen
Wo gibt es Kontaktinformationen für die Alumni Eurer Schule? Viele Jahrgänge, zumindest seit der Generation Internet, unterhalten eigene Websites, auf denen zumeist mehr oder weniger aktuell auch die E-Mail-Adressen der Stufenmitglieder aufgeführt sind. Bei gezielter Ansprache sind die Administratoren in der Regel bereit, diese Informationen entweder selbst zur Verfügung zu stellen oder eine E-Mail mit dem Hinweis auf das neue Alumni-Netzwerk an die Jahrgangsstufen-Kollegen weiterzuleiten. Dieser Weg ist einfach, schnell und kostenlos. Beim Auffinden von Jahrgangswebsites helfen Suchmaschinen im Internet. Darüber hinaus gibt es an zahlreichen Schulen auch Fördervereine, die zahlreiche Alumni in ihren Reihen haben.
2. Post von Eurer Schule – Willkommen im Alumni-Netzwerk
Die Schulen haben in der Regel zumindest die Elternadresse der Abgänger in ihren Unterlagen. Wenn die Schulleitung das Alumni-Projekt unterstützt, kann auch darüber nachgedacht werden, alle Alumni systematisch per Brief anzuschreiben und zu einer Mitgliedschaft im Alumni-Netzwerk der Schule zu motivieren. Diese Methode ist sehr effektiv und hilft dabei, in kurzer Zeit einen hohen Bestand zu erreichen. Allerdings erfordert sie aus datenschutzrechtlichen Gründen eine Durchführung der Versandaktion durch die Schule und ist natürlich mit Portokosten verbunden. Häufig lässt sich diese Maßnahme auch z.B. mit der Einladung zu einem Schuljubiläum verbinden, so dass keine zusätzlichen Portokosten entstehen. Ein Gespräch mit der Schulleitung sollte man in jedem Fall ins Auge fassen.
3. Ein Alumni-Netzwerk ist da, wo sich Alumni treffen
Viele Alumni-Veranstaltungen finden bereits statt, ohne dass dies an die große Glocke gehängt wird: Jahrgänge treffen sich häufig um die Weihnachtszeit, im Sommer organisiert man Wanderungen und Grillnachmittage, Alumni kommen zu Schulveranstaltungen. Bei diesen Veranstaltungen gilt es, präsent zu sein, entweder durch eine kurze Vorstellung des Alumni-Projekts oder auch einfach durch einen Alumnus, der Informationsmaterial, z.B. Flyer, an seine Jahrgangsstufenkollegen weitergibt und über das Alumni-Netzwerk berichtet. Diese Kontakte in die Jahrgänge hinein müssen aufgebaut und gepflegt werden.
4. Trommeln, trommeln, trommeln
Anknüpfend an den ersten Punkt sollte man auch mit allen Zielgruppen, die mit Alumni Kontakt haben, eng zusammenarbeiten. Fördervereine, die Elternvertretung und Lehrer sind wichtige Verbindungsglieder zu den Alumni der Schule. Wenn diese Gruppen richtig und regelmäßig informiert sind, werden sie diese Information auch weitergeben. Deshalb ist es gerade in der Vorbereitungsphase wichtig, sich der Unterstützung dieser Verbindungsglieder zu versichern. In der Kommunikation kann es sinnvoll sein, das Thema Alumni-Netzwerk regelmäßig zu einem kurzen Tagesordnungspunkt auf Lehrerkonferenzen und Elternpflegschaftssitzungen zu machen.
5. Die nächste Generation begeistern
Langfristigen Erfolg hat ein Alumni-Netzwerk dann, wenn das Einstellen und die Weitergabe von Informationen in die Alumni-Datenbank zur Selbstverständlichkeit wird und die nächste Generation voll in das Alumni-Netzwerk übergeht.
Spätestens mit dem Abschlusszeugnis sollten Schüler eingeladen werden, sich im Alumni-Netzwerk anzumelden. Das kann über einen Brief oder eine persönliche Einladung geschehen. Alhumni.net in Düsseldorf war anfänglich immer mit einem Redebeitrag beim Abiball vertreten und überreichte jedem Absolventen eine persönliche Urkunde zum Abitur. Man kann natürlich auch bereits dann einsteigen, wenn die Schüler noch an der Schule sind. Beim Netzwerk Regynet wird dies bereits praktiziert: Fast alle Schüler der Oberstufe tragen sich bereits in der 11. Klasse in das Alumni-Netzwerk ein. Das bietet einige Vorteile: Schüler lernen bereits während ihrer Schulzeit, das Alumni-Netzwerk aktiv zu nutzen und zu schätzen. Nach dem Abschluss ist es eine Selbstverständlichkeit, sich auch weiterhin für die Schule zu engagieren.
6. Die harten Nüsse knacken – durchstarten mit Oldtimern
Am schwierigsten zu erreichen ist die Gruppe derer, die die Schule bereits seit vielen Jahren verlassen hat. Diese Gruppe ist aber häufig besonders interessant und wertvoll. Ältere Alumni bringen nicht nur wesentlich langjährigere Erfahrung in ein Gespräch zur Berufsberatung ein. Sie können auch als Unterstützer des Fördervereins interessant werden. Ein echtes Erfolgsrezept haben wir für diese Gruppe noch nicht entwickelt. Durch beharrliche Arbeit, persönliche Ansprache und direkte Weitergabe von Information lassen sich aber auch hier Erfolge erzielen.
Die unter 1. bis 6. genannten Vorschläge sind bereits alle erfolgreich in einem der Alumni-at-School-Netzwerke praktiziert worden. Sie alle gleich zu Beginn verwirklichen zu wollen, ist ehrgeizig und wahrscheinlich auch illusorisch. Wichtig ist es hier vor allem, früh mit einfachen Maßnahmen anzufangen.
Praxistipps 7: Mitgliederbestand aufbauen
1. Bestehende Listen ermitteln: Jahrgangsstufen-Homepages identifizieren und mit den Webmastern Kontakte aufbauen. Eine Informations-E-Mail verfassen und an möglichst viele Alumni verschicken, mit der Bitte um Weiterleitung im Freundes- und Bekanntenkreis. In Zusammenarbeit mit der Schule kann dies durch eine Einladung per Post ergänzt werden.
2. Alumni informieren: Gezielt existierende Netzwerke (Jahrgänge) und Multiplikatoren einbinden (Lehrer, Eltern, Fördervereine).
3. Mittelfristig alle abgehenden Absolventen ansprechen und sicherstellen, dass die Mitgliedschaft im Alumni-Netzwerk ein fester Bestandteil des Abschiedsprozesses von der Schule wird. Langfristig zusätzlich auch gezielt die Jahrgänge ansprechen, die die Schule vor mehreren Jahren verlassen haben und diese in die Datenbank integrieren.
Fragen und Antworten
"Welche Grenzen setzt der Datenschutz beim Aufbau des Datenbestands?"
Bei dem Umgang mit Daten sollten immer zwei Prinzipien beachtet werden: Zum einen entscheidet jedes Netzwerkmitglied selbst, ob es sich in dem Netzwerk anmelden möchte und welche Daten es zur Verfügung stellt. In keinem Fall sollten durch das Koordinationsteam personenbezogene Daten ohne das Wissen und die Zustimmung des Betroffenen direkt in das System eingegeben werden. Alle Informationen müssen unmittelbar von den Mitgliedern auf die Plattform fließen und dürfen auch nur von diesen verändert werden, es sei denn, die Mitglieder stimmen im Einzelfall einer Eingabe durch das Koordinationsteam zu. Zum anderen dürfen niemals personenbezogene Daten ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen herausgegeben werden. Diese Einwilligung muss für den Einzelfall eingeholt werden. Vgl. dazu auch die Allgemeinen Nutzungsbedingungen von Alumni at School e.V. im Anhang: „Der Nutzer wird hiermit ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine durch ihn erfolgte Weitergabe von Daten aus dem von ihm verwalteten Portal sowohl strafrechtliche als auch zivilrechtliche Folgen haben kann.“ Vor Anmeldung eines neuen Portals muss sich jeder Antragsteller mit den Allgemeinen Nutzungsbedingungen von Alumni at School e.V. einverstanden erklären.
"Wie überprüfe ich, ob eine Neuanmeldung tatsächlich ein Alumnus oder eine Alumna von meiner Schule ist?"
Leider gibt es keine perfekte Antwort auf diese Frage. In der Regel sind die Mitglieder der einzelnen Jahrgänge namentlich bekannt und in Listen verfügbar. Häufig gibt es aber auch Alumni, die z.B. zwei Jahre vor Abschluss umgezogen sind, aber dennoch gerne den Kontakt zu ihrer alten Schule und zu ihrem Jahrgang halten würden. Hier liegt es am Team, überlegte Einzelfallentscheidungen zu treffen. Ein Anhaltspunkt kann hier auch die Überprüfung des angegebenen Geburtsdatums sein, das neben Namen und E-Mail bei der Anmeldung ausgefüllt werden muss. Um die Identifikation zu vereinfachen, haben wir im Portal eine Funktion eingerichtet, bei der alle Mitglieder eines Jahrgangs automatisch zu einem Neuzugang bei den Anmeldungen befragt werden können. Wenn sich keiner für die Freischaltung ausspricht, kann diese auch unterbleiben. Zudem gibt es an den Schulen oft Listen aller oder zumindest vieler Abiturienten, welche dem Team zur Verfügung gestellt werden können. Diese Listen können als weiteres Identifikationsmittel dienen.
"Wir haben in einer Liste (oder einer Datenbank) bereits die Daten von sehr vielen Alumni unserer Schule vorliegen. Könnte man diese Daten nicht einfach in das Alumni-Portalsystem konvertieren?"
Auf den ersten Blick hört sich diese Möglichkeit sehr attraktiv an: Man bekäme bereits einen großen Datengrundstock, ohne die Alumni nochmals kontaktieren zu müssen. Neben dem technischen und möglicherweise finanziellen Aufwand gibt es aber zwei sehr starke Argumente gegen solche Konvertierungen:
1. Die Alumni-Portale beruhen entscheidend darauf, dass jedes Datenbankmitglied eine gültige E-Mail-Adresse hat. An diese Adresse werden beispielsweise bei der Freischaltung zur Datenbank die Zugangsdaten verschickt. Aus diesem Grund bekommen alle Neumitglieder während der Registrierung eine E-Mail mit einem Link zugeschickt, den sie bestätigen müssen. Bei Alumni-Daten aus anderen Quellen ist nicht garantiert, dass die Adresse noch gültig ist. Mitunter fehlt die E-Mail-Adresse ganz. Bei einer Konvertierung ist daher die Gefahr sehr groß, von Anfang an viele Karteileichen in die Datenbank zu holen.
2. Die Alumni in einer selbstgeführten Datenbank haben höchstwahrscheinlich niemals einer Verwendung ihrer persönlichen Daten in einer Internet-Datenbank zugestimmt. Die wenigsten werden sich vorgestellt haben, dass ihre persönlichen Daten von anderen Alumni und Schülern durchsucht werden können. Eine einfache Konvertierung ohne ausdrückliche Einverständniserklärung jeder einzelnen Person würde klar gegen den Datenschutz verstoßen. Würden Mitglieder von Alumni at School e.V. dabei behilflich sein, würden sie sich mit strafbar machen. Daher kann Alumni at School e.V. Konvertierungen dieser Art nicht unterstützen.
"Wir möchten gerne den Zugang zur Alumni-Datenbank mit einem Beitritt oder einer Spende zum Förderverein koppeln. Ist das möglich?"
Alumni hat School e.V. hat in den Nutzungsbedingungen für den Alumni-Portalservice solchen Regelungen zugestimmt, sofern die Erlöse nachweislich an einen gemeinnützigen Verein (z.B. Ehemaligenverein, Netzwerkverein, Förderverein der Schule etc.) gehen oder der Finanzierung der laufenden Betriebskosten des Portals dienen. Trotzdem raten wir ausdrücklich von solchen Zugangsbedingungen ab.
Zum einen ist die Alumni-Portalsoftware nicht für die Verwaltung von Rechnungsdaten (Kontonummern, Einzugsermächtigungen, Vereinsmitgliederdaten etc.) vorbereitet. Zum anderen hat die Erfahrung gezeigt, dass durch solche Regelungen die Eintrittschwelle für Alumni zu hoch wird und sie im Zweifelsfall auf einen Eintrag in der Datenbank verzichten. In diesem Fall hat niemand etwas gewonnen. Vielmehr sollte man versuchen, möglichst viele und qualitativ gute Einträge für die Datenbank zu gewinnen und dann die Mitglieder von der sinnvollen Arbeit des Ehemaligen-/Förder-/Trägervereins zu überzeugen. Wenn das gelingt, wird von selbst eine Bereitschaft zum Vereinsbeitritt oder zu einem finanziellen Beitrag entstehen. Entscheidet sich ein Portal dennoch für eine Koppelung von Datenbankzugang und Vereinsbeitritt oder finanziellem Beitrag, sollten zumindest Schüler davon ausgenommen sein.